Die Adelholzener Alpenquellen gehören zur „Kongregation der Barmherzigen Schwestern vom hl. Vinzenz von Paul“. Mit den Erlösen des Unternehmens – nach Investitionen zur Erhaltung langfristiger Arbeitsplätze – finanziert die Ordensgemeinschaft ihre sozialen Projekte. U.a. betreiben die Barmherzigen Schwestern auch Krankenhäuser und Altenheime.
2009 machten die wachsende Bedeutung am Markt und damit immer komplexer werdende Vertriebsaufgaben die Ablösung des bestehenden CRM-Systems nötig. Nach den Vorstellungen von Nejat Dogramaci, IT-Leiter bei Adelholzener, Innendienst-Verkaufsleiter Michael Hagl und Christoph Chaloupka, Vertriebscontrolling sollte das Nachfolgesystem nicht nur imstande sein, den Vertrieb und seine Prozesse umfangreich abzubilden und so zu optimieren. Auch die Zukunftssicherheit der neuen CRM-Lösung spielte für den Kunden eine große Rolle. All diese Eigenschaften fand Adelholzener in ProfitSystem optimal vereint vor.
Schnelle Einführung
„Zunächst fand die Einführung in einer Pilotgruppe statt, bereits mit dem vollen Funktionsumfang. Auf die erfolgreiche Testphase folgte dann die Erweiterung auf den gesamten Vertrieb. Insgesamt hat die Einführung nur ca. 6 Monate gedauert“, so Till Becker, verantwortlicher Projektleiter bei merkarion. Die bereits vorhandenen Daten aus dem abgelösten Altsystem gingen nicht etwa verloren, sondern wurden sorgfältig in ProfitSystem übernommen.
Bei Adelholzener unterstützt ProfitSystem die Auftragserfassung und -verwaltung durch Außen- und Innendienst. Von der Auftragsannahme vor Ort beim Kunden und der Beauftragung über Fachgroßhändler bis hin zur Abrechnungskontrolle und Feedback-Management – der gesamte Prozess wird nun umfassend, effizient und übersichtlich organisiert. Dank Fax-Anbindung ist die einfache Abwicklung von Aufträgen auch auf diesem Weg ohne Probleme möglich. Zum Funktionsumfang gehört außerdem die Verwaltung von Budgets, Listungen sowie Absatz- und Umsatzdaten. Termine werden von ProfitSystem ebenso zentral und transparent dokumentiert wie Werbemittel, Gratiswaren, Reisekosten und Fahrtenbücher.
Nahtlos eingebunden
Für die nahtlose Integration in den gesamten BI-Komplex sorgen die Lotus-Notes-Anbindung sowie eine Export-Schnittstelle zu CubeWare, von der insbesondere das Vertriebscontrolling in der Erstellung von Analysen und Auswertungen profitiert. Die ebenfalls integrierte GEDAT-Anbindung vereinfacht den Datenaustausch zwischen Adelholzener und Getränkefachgroßhandel.
Wie bereits erwähnt war die Zukunftssicherheit des CRM-Systems eine Grundforderung des Unternehmens. Dass ProfitSystem auch diese Anforderung zur vollen Zufriedenheit erfüllt, zeigt sich daran, dass bei Adelholzener der Releasewechsel auf die aktuelle Version bereits in Planung ist.
