Um die Weiterentwicklung der Vertriebsstrukturen optimieren zu können, suchte die Zeelandia GmbH nach einer Anwendung, die alle benötigten Geschäftsprozesse präzise abbilden bzw. unterstützen kann. Um ein genaues Anforderungsprofil zu erhalten, wurde zunächst mit Prof. Dr. Eberhard Nöfer von der Hochschule Coburg ein externer Berater hinzugezogen, der zusammen mit dem Unternehmen eine umfangreiche Analyse der Prozesse und Workflows durchführte. Erst dann begann die eigentliche Suche nach der optimalen Lösung – und diese fand sich in ProfitSystem.
Flexible Lösung für komplexe Prozesse
„Große Teile der benötigten Funktionen waren bereits in unseren Standardmodulen vorhanden“, erläutert der für Zeelandia zuständige Projektleiter Thomas Merchel, Senior Consultant bei merkarion. „Und dank der umfangreichen Möglichkeiten zur Individualisierung von ProfitSystem konnten wir die restlichen Lücken zur Analyse problemlos und vollständig schließen“. Wichtige Prozesse wie die Koordination und Organisation von Fachberater-Einsätzen, Preisanfragen an die Zentrale und das Spesenmanagement lassen sich in ProfitSystem leicht nachvollziehen und handhaben. Vielfältige Möglichkeiten zur Verwaltung von Kunden, Ansprechpartnern, Aufträgen und Terminen erleichtern dem Außendienst ebenso wie dem Innendienst tagtäglich die Arbeit.
Die Organisation der Auftragserfassung von der Annahme bis zum abschließenden Feedback war eine komplexe Aufgabe. Es galt, eine Vielzahl unterschiedlicher Vorgänge und Auftragsarten zu systematisieren. „Da es außerdem sehr viele verschiedene Artikel gibt, wird dem Anwender nun die Arbeit erleichtert, indem ProfitSystem bestimmte Artikel vorschlägt, die sich bezogen auf den jeweiligen Kunden besonders anbieten“, beschreibt Thomas Merchel ein spezielles Feature konkret. „Dann fließen die Aufträge an den Customer Service, der diese zum Beispiel per Mail oder Fax disponiert.“ Der zuständige Mitarbeiter wird fortlaufend über die weitere Verarbeitung und den aktuellen Status des Auftrags informiert.
Stetige System-Optimierung
Die Einführung von ProfitSystem erfolgte bei Zeelandia schrittweise. Nachdem eine Pilotgruppe zunächst mit einer Teilmenge der Prozesse getestet hatte, wurden auch die übrigen Arbeitsabläufe erst ausführlich auf Herz und Nieren geprüft, bevor das System schließlich in vollem Umfang in allen Vertriebsgebieten eingeführt wurde. Insgesamt dauerte dieser Vorgang etwa 18 Monate. Doch damit endete die Mission von merkarion keinesfalls: In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden werden die Prozesse weiterhin kontinuierlich angepasst und optimiert.
